Режимность обращения, транспортировки и хранения защищенной полиграфической продукции
Итак, надежно и эффективно защищенный полиграфический продукт, выпущенный в надлежащих режимных условиях, выходит за пределы полиграфического предприятия. Полиграфист полностью выполнил свои обязательства.
Однако на этом моменте проблемы режимности продукции отнюдь не заканчиваются. Продукт пройдет этап транспортировки к местам пользования, хранения, обработки, выхода в свободное обращение и, наконец, утилизации или архивирования.
Объектом интереса организатора документооборота является период от выхода продукта с полиграфического предприятия до момента поступления продукта в свободное обращение и период с момента возвращения продукта из свободного обращения до момента его утилизации или выпуска во вторичное обращение либо архивирования. В простейшей схеме документооборота фактор режимности перестает действовать с момента поступления продукции в свободное обращение.
В указанном периоде можно выделить следующие режимные аспекты в отношении режимного полиграфического продукта:
а) Конфиденциальность технических данных сертификата защищенности полиграфического продукта.
б) Сохранность продукта при транспортировке и складировании.
в) Сохранность продукта в процессе обработки.
г) Сохранность продукта в процессе утилизации.
д) Сохранность продукта в процессе архивирования.
Выпуская защищенный полиграфический продукт, типография предоставляет заказчику сертификат его защищенности. В сертификате описываются примененные, объявленные, сертифицированные и скрытые защиты, равно как и методы идентификации подлинности. Сертифицированные и скрытые защиты являются конфиденциальной информацией, и организатор обращения продукта обязан обеспечить нераспространение этой информации за пределы контролируемого окружения. Лучше всего это достигается применением к информации положения о коммерческой тайне предприятия. Если таковая инструкция отсутствует, можно обратиться в отраслевой сертификационный центр за разработкой внутренней инструкции по коммерческой тайне.
Сохранность продукции при транспортировках и хранении имеет два основных аспекта:
1) Технологический аспект.
2) Организационный аспект.
Технологический аспект предполагает специальные меры по обеспечению недоступности несанкционированного доступа к продукции. Эта цель достигается в процессе производства готовой продукции, но постановщиком задачи является заказчик продукции.
Как обеспечивается защита от несанкционированного доступа к полиграфическому продукту ?
Естественно, упаковкой продукции.
То есть упаковка должна конструктивно обеспечивать невозможность бесследного вскрытия независимо от того, произошло хищение или нет. Эта защита также снимет необходимость полистного пересчета продукции в момент ее приемки.
Это обеспечивается специальными конструкциями упаковочных коробов.
Наиболее надежной считается конструкция телескопического гоф-рокороба с комплектом персонализованных пластиковых пломб.
То есть каждый комплект пломб содержит контрольный номер для каждого упаковочного места. Номера пломб отражаются в сопроводительных документах. Конкретная конструкция короба определяется компетенцией производителя полиграфической продукции. Заказчик должен обозначить свои требования к защитной упаковке.
Менее надежной считается упаковка клапанными коробами, заклеиваемыми специальным защитным скотчем с включением контрольных силиконовых нитей. То есть безопасность упаковки обеспечивается клиентским скотчем. Однако в отличие от персонализованных пломб защитный скотч обезличен по отношению к различным упаковочным местам и различным заказчикам.
В некоторых полиграфических предприятиях, сохраняющих ортодоксальную технологию отделочных и упаковочных технологических операций, до сих пор практикуется упаковка полиграфической продукции в крафт-бумагу с обвязкой бечевкой и пломбированием.
Такие конструкции очень уязвимы для незаметного нарушения целостности упаковки.
Во всех случаях для оптимизации защитной функции упаковки следует определить количество экземпляров продукции в каждой упаковке.
Естественно, этот показатель определяется реальной практикой документооборота. Можно выделить единственную общую рекомендацию: количество единиц продукта в упаковке должно соответствовать или быть кратным количеству минимальной единичной выдачи в одном месте обращения.
Организационный аспект сохранности продукции при транспортировке и хранении продукции предполагает обычную систему мер по обеспечению сохранности на предприятии материальных ценностей и систему коллективной материальной ответственности. Если такая практика на предприятии отсутствует, можно внедрить типовые инструкции, содержащиеся в действующем законодательстве, или обратиться за разработкой специальной инструкции в отраслевой сертификационный центр.
Организационный аспект также предполагает ряд технических мер, обеспечивающих режим сохранности продукции. Обычно это осуществляется при содействии органов внутренних дел и вневедомственной охраны.
Сохранность продукции в процессе обработки. Самый организационно сложный момент из-за многообразия возможных форм обработки полиграфического продукта. К этому процессу может быть подключено много оперативного персонала, и контролировать расход зачастую очень проблематично.
Оптимальная модель решения этой проблемы — автоматизация процесса обработки.
Для этикеточной продукции - это всевозможные диспенсеры - накопители с автоматической подачей, парольным доступом и счетчиком отработанных экземпляров, принудительным рапортом по количеству произведенных операций.
Для бланочной продукции - это принтеры с бункерами-накопителями, дисбурсеры, автоматические штемпелевщики и т. д.
Аппаратная база, обеспечивающая сохранность режимного полиграфического продукта в процессе обращения, — предмет отдельного масштабного исследования.
Сохранность режимного полиграфического продукта в процессе утилизации иногда может иметь принципиальное значение.
Этот момент проявляет себя в случаях возможности многократного обращения продукта.Тогда утечка продукта в процессе его утилизации означает несанкционированный вторичный оборот.
Можно составить разные защитные алгоритмы безопасной утилизации полиграфической продукции, но самое простое воспользоваться типовой инструкцией, разработанной Министерством печати для утилизации продукции и полуфабрикатов строгой отчетности.
Финальный этап обеспечения сохранности режимной продукции -ее архивирование по завершении делопроизводительного цикла (если таковое предусмотрено для данного продукта). Для обеспечения сохранности архива могут применяться различные защитные меры, соответствующие практике архивирования данного ведомства.
